Apa itu PDF (Penjelasan Lengkap)

Pasti kalian sudah sering melihat file berbentuk PDF. Tapi apakah kalian sudah tahu singkatan PDF serta sejarah pembuatannya?

Lantas apa keunggulan PDF dan mengapa beberapa dokumen harus dibuat dalam format tersebut? Untuk menjawabnya, Catatan Adi sudah menuliskannya di artikel berikut. 

Apa itu PDF?

apa itu PDF

PDF adalah singkatan dari (Portable Document Format) yaitu format file yang digunakan untuk menyimpan dokumen elektronik agar dapat dibuka dan dibaca dengan mudah di berbagai perangkat, termasuk komputer, laptop, tablet, dan ponsel. 

PDF merupakan format file yang paling umum digunakan untuk mengirim dan berbagi dokumen secara elektronik, karena format ini memungkinkan orang lain untuk melihat dokumen dengan tampilan yang sama seperti yang ditampilkan oleh pembuat dokumen aslinya. 

Selain itu, PDF juga memiliki fitur keamanan yang memungkinkan dokumen untuk dilindungi dari modifikasi yang tidak diizinkan.

Apakah File PDF dapat Diedit?

PDF dapat diedit, tetapi prosesnya mungkin sedikit lebih rumit daripada mengedit dokumen teks biasa. Ada beberapa cara yang dapat Anda lakukan untuk mengedit file PDF, tergantung pada kebutuhan dan tingkat keterampilan Anda:

• Menggunakan aplikasi pengeditan PDF seperti Adobe Acrobat, Nitro PDF, atau Foxit PhantomPDF. Aplikasi-aplikasi ini biasanya dilengkapi dengan berbagai alat pengeditan yang memungkinkan Anda menambah, menghapus, atau mengubah teks, gambar, atau objek lain di dalam file PDF.
• Mengkonversi file PDF menjadi format dokumen lain, seperti Microsoft Word, Excel, atau PowerPoint, kemudian mengedit dokumen tersebut dengan menggunakan aplikasi pemroses dokumen tersebut. Setelah selesai diedit, Anda dapat mengekspor dokumen kembali ke format PDF.
• Menambahkan komentar atau anotasi ke file PDF dengan menggunakan aplikasi pembaca PDF seperti Adobe Reader atau Foxit Reader. Dengan fitur ini, Anda dapat menambahkan catatan atau memberikan tanda pada bagian-bagian tertentu di dalam file PDF tanpa perlu mengubah isi dokumen aslinya.
• Menggunakan layanan online seperti Smallpdf atau PDFescape untuk mengedit file PDF secara online. Layanan-layanan ini biasanya menyediakan berbagai alat pengeditan yang dapat digunakan melalui browser web.

Siapa yang Menciptakan PDF?

PDF (Portable Document Format) diciptakan oleh Adobe Systems pada tahun 1993. Adobe merupakan perusahaan teknologi yang berpusat di San Jose, California, yang terkenal dengan produk-produk perangkat lunak yang digunakan dalam industri cetak, desain grafis, dan pemrosesan dokumen.

PDF pertama kali diperkenalkan oleh Adobe pada tahun 1993 sebagai format file yang dapat digunakan untuk menyimpan dokumen elektronik agar dapat dibuka dan dibaca dengan mudah di berbagai perangkat, termasuk komputer, laptop, tablet, dan ponsel. 

Sejak saat itu, PDF telah menjadi format file yang paling umum digunakan untuk mengirim dan berbagi dokumen secara elektronik, karena format ini memungkinkan orang lain untuk melihat dokumen dengan tampilan yang sama seperti yang ditampilkan oleh pembuat dokumen aslinya.

Apakah PDF dapat Diproteksi Menggunakan Sandi?

Untuk kalian yang belum tahu, jadi PDF dapat diproteksi dengan menggunakan sandi. Fitur keamanan ini memungkinkan Anda untuk mencegah orang lain yang tidak diizinkan untuk membuka, membaca, atau mengedit file PDF yang telah Anda kunci dengan sandi.

Untuk menambahkan sandi ke file PDF, Anda dapat menggunakan aplikasi pengeditan PDF seperti Adobe Acrobat atau Nitro PDF. 

Setelah membuka file PDF yang ingin Anda kunci, pilih opsi "Proteksi" atau "Keamanan" dari menu utama, kemudian ikuti langkah-langkah yang diberikan untuk menambahkan sandi. Anda akan diminta untuk memasukkan sandi yang akan digunakan untuk membuka file PDF tersebut, serta tingkat akses yang ingin Anda berikan kepada orang lain (misalnya hanya untuk membaca, atau juga untuk mengedit).

Jika Anda lupa sandi yang telah Anda pasang pada file PDF, maka Anda harus menggunakan aplikasi pemulihan sandi atau layanan online yang dapat membantu Anda mengembalikan sandi tersebut. Beberapa aplikasi pemulihan sandi yang populer adalah Elcomsoft Advanced PDF Password Recovery dan PDF Password Cracker Pro. Namun, perlu diingat bahwa proses pemulihan sandi biasanya memerlukan waktu yang cukup lama dan tidak selalu berhasil, tergantung pada tingkat kompleksitas sandi yang telah dibuat.

Mengapa Orang Menggunakan PDF?

Ada beberapa alasan kenapa orang-orang kemudian menggunakan PDF, antara lain:

PDF adalah format yang handal

PDF adalah format file yang stabil dan terbukti dapat menyimpan dokumen dengan baik, sehingga dokumen yang disimpan dalam format ini dapat dibuka dan dibaca dengan mudah di berbagai perangkat.

Kompatibilitas

PDF dapat dibuka dan dibaca di hampir semua perangkat, termasuk komputer, laptop, tablet, dan ponsel, sehingga sangat cocok untuk dibagikan dan dibaca oleh orang lain.

Tampilannya sama persis dengan dokumen asli

PDF memungkinkan orang lain untuk melihat dokumen dengan tampilan yang sama seperti yang ditampilkan oleh pembuat dokumen aslinya, sehingga dokumen yang dibagikan tidak terlihat berbeda jika dibuka di perangkat yang berbeda.

Keamanan

PDF memiliki fitur keamanan yang memungkinkan dokumen untuk dilindungi dari modifikasi yang tidak diizinkan, sehingga sangat cocok untuk dokumen yang harus dijaga kerahasiaannya.

Mudah digunakan

PDF sangat mudah digunakan, karena hampir semua perangkat sudah dilengkapi dengan aplikasi pembaca PDF yang dapat membuka dan membaca file PDF dengan mudah.

Apa saja Contoh Dokumen yang Menggunakan PDF?

Seperti yang sudah diketahui, PDF sudah digunakan luas untuk berbagai kepentingan. Berikut adalah contoh penggunaan PDF.

1. Dokumen resmi. Surat resmi, proposal, laporan, dan dokumen-dokumen lain yang memerlukan tanda tangan atau stempel resmi biasanya dibuat dalam format PDF agar tidak terlihat berbeda jika dibuka di perangkat yang berbeda.
2. Dokumen akademik. Tesis, makalah, atau laporan penelitian biasanya dibuat dalam format PDF agar mudah dibagikan dan dibaca oleh orang lain.
3. E-book. Buku elektronik atau e-book biasanya dibuat dalam format PDF agar mudah dibaca di berbagai perangkat, termasuk tablet dan ponsel.
4. Brosur. Brosur promosi atau informasi biasanya dibuat dalam format PDF agar mudah dibagikan dan dibaca oleh orang lain.
5. Formulir. Formulir pendaftaran, formulir permohonan, atau formulir lainnya biasanya dibuat dalam format PDF agar mudah diisi secara elektronik dan dikirim kembali melalui internet.
6. Dokumen teknis. Panduan penggunaan, manual teknis, atau dokumen teknis lainnya biasanya dibuat dalam format PDF agar mudah dibaca dan diakses oleh orang lain.

Apakah File PDF bisa Rusak?

Jawabannya tentu bisa. File PDF dapat rusak, terutama jika file tersebut telah terpapar virus atau terkena serangan malware. Selain itu, file PDF juga dapat rusak jika terjadi kesalahan saat mengunduh atau mengirim file tersebut melalui internet, atau jika file tersebut disimpan di perangkat penyimpanan yang rusak atau terkorupsi.

Jika file PDF rusak, maka file tersebut mungkin tidak dapat dibuka atau dibaca dengan benar. Beberapa tanda bahwa file PDF rusak adalah:

• File tidak dapat dibuka sama sekali.
• File hanya dapat dibuka sebagian, atau tampilan dokumen tidak sesuai dengan yang seharusnya.
• File menampilkan pesan kesalahan atau pesan error saat dibuka.

Bagaimana Cara Memperbaiki File PDF yang Rusak?

Lalu apa yang bisa kita lakukan jika ternyata file PDF yang kita miliki rusak? Jangan khawatir, berikut ada beberapa opsi yang bisa dilakukan: 

1. Menggunakan aplikasi pemulihan file PDF seperti Adobe Acrobat Repair Tool atau PDF Repair Tool. Aplikasi-aplikasi ini biasanya dapat memperbaiki file PDF yang rusak dengan memperbaiki struktur file tersebut.
2. Menggunakan layanan online seperti Smallpdf atau PDF2Go untuk mencoba memperbaiki file PDF secara online. Layanan-layanan ini biasanya menyediakan alat pemulihan file PDF yang dapat digunakan melalui browser web.
3. Mencoba membuka file PDF dengan aplikasi pembaca PDF yang lain, misalnya Foxit Reader atau Sumatra PDF. Jika file dapat dibuka dengan aplikasi pembaca lain, maka Anda dapat mencoba mengekspor file tersebut kembali ke format PDF dengan menggunakan aplikasi pengeditan PDF.

Perlu diketahui bahwa tingkat keberhasilan untuk mengembalikan file PDF yang rusak tergantung dari tingkat kerusakan file itu sendiri. Namun cara-cara di atas layak dicoba.

Itulah penjelasan lengkap mengenai file PDF. Sekarang baca juga artikel menarik lainnya, seperti macam-macam jenis dan ukuran kertas yang paling sering digunakan.